Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE PRIVACIDAD
TUL S.A.S.
Última Actualización: 10 de mayo de 2021
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1. Responsable del tratamiento

TUL S.A.S. (en adelante “TUL”), identificada con NIT  901.359.837 – 8, con domicilio principal en la Calle 103 # 18 A - 48 Piso 4, teléfono (1)5084550, con sitio web es tul.com.co y correo datos@soytul.com, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, es Responsable del Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.

La presente política de tratamiento de datos personales (la “Política”) está dirigida a los clientes de TUL y, en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por TUL (el “Titular” o los “Titulares”), entre ellos, trabajadores, extrabajadores, proveedores, transportadores, visitantes, y cualquier otro tercero de los cuales TUL procese datos personales.

En el desarrollo de sus actividades y sus relaciones comerciales, TUL puede llegar a acceder, recolectar, recibir, administrar, transferir, transmitir y suprimir datos personales. Toda la información será considera información confidencial y será objeto de medidas de seguridad apropiadas para protegerla de pérdida, uso indebido o no autorizado y alteración, en la medida en que sea razonable. TUL utiliza y utilizará en el futuro esta información, para desarrollar las finalidades aquí establecidas y aquellas expresamente informadas a usted al momento de recolectar los datos. Para efectos de lo anterior, TUL realiza el Tratamiento bajo los mandatos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen.

2. Definiciones

Los términos utilizados con mayúscula inicial que no estén expresamente definidos en la presente Política tendrán la definición asignada a dichos términos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan:
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3. Origen de la información:

Los Datos Personales que son objeto de tratamiento por parte de TUL, pueden provenir de los diferentes aplicativos de TUL, el portal web tul.com.co, el correo electrónico info@tul.com.co, negociaciones comerciales, contratos, directorios públicos, formatos y/o formularios autorizados por clientes, potenciales clientes, potenciales trabajadores, trabajadores, extrabajadores, proveedores y demás Titulares.

Específicamente se procesarán los siguientes Datos Personales:

- Clientes y potenciales clientes: incluye pero no se limita a datos de identificación, contacto, demográficos, financieros, asociados a hábitos y comportamientos financieros y de consumo, datos de profesión u oficio, datos de su negocio, salario, biométricos, parentesco, información financiera, imagen personal, voz, entre otros.

- Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: incluye pero no se limita a datos de contacto, identificación, imagen, voz, información financiera, datos sensibles (por ejemplo información médica y datos biométricos) e información profesional, entre otros.

- Proveedores y transportadores: incluye pero no se limita a datos de contacto, de identificación, datos demográficos, licencias, información de vehículos, ubicación en tiempo real, datos financieros, datos biométricos como la huella dactilar, pruebas de alcoholimetría y de detección de consumo de narcóticos o sustancias psicoactivas, entre otros.

- Visitantes: incluye pero no se limita a información de contacto, datos de identificación, imagen personal, voz, entre otros.

Los Datos Sensibles serán Tratados con la mayor diligencia posible y con estándares de seguridad razonables para el tipo de Datos Personales que se Traten. El acceso limitado a los Datos  Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a este tipo de información.

4. Finalidades

Los Datos Personales se procesarán para las siguientes finalidades, sin perjuicio de lo que se establezca en cada texto de Autorización específico:

- Clientes y potenciales clientes: confirmar, actualizar y verificar tu información e identidad y/o la información de su negocio; establecer y gestionar una relación contractual; contactarlos para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio; conocer su ubicación y la de su negocio; hacer gestión de cobranza; realizar análisis estadísticos y de prospección crediticia; realizar encuestas de satisfacción y calidad; verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos; la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información;  recibir de terceros información de contacto,  identificación e ingresos; acceder a o utilizar herramientas de validación de ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar el fraude y en general, para adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio, prevenir y mitigar riesgos financieros, de suplantación y fraude, entre otros; y compartir a título de transferencia o transmisión tus datos con empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de TUL para los fines aquí indicados, entre otros.

- Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: cumplimiento de obligaciones legales o contractuales; la debida ejecución del contrato de trabajo; el cumplimiento de las políticas internas de TUL; la verificación del cumplimiento de las obligaciones del trabajador; la administración de los sistemas de información y comunicaciones, y la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por TUL; realizar las validaciones pertinentes para su vinculación laboral; llevar a cabo la práctica de visitas domiciliarias; estudios de antecedentes; pruebas de polígrafo y/o exámenes médicos, entre otras.

- Proveedores y transportadores: cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos; la debida ejecución del contrato; el cumplimiento de las políticas internas de TUL; la verificación del cumplimiento de las obligaciones del proveedor; validar su ubicación en tiempo real; verificar su identidad; la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información; realizar visitas domiciliarias a los transportadores para fines de seguridad; prevenir y mitigar riesgos de suplantación y fraude.

- Visitantes: mantener nuestras instalaciones seguras; adelantar procesos administrativos internos y cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales, entre otros.

Es deber de los Titulares garantizar la veracidad de los datos facilitados. TUL ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo con miras a proteger los Datos Personales bajo su responsabilidad, sin embargo, los Titulares deben entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora permanente.

5. Autorización

Todo Tratamiento estará precedido por la obtención de la Autorización de los Titulares, siempre que la Ley lo requiera. Para ello, TUL, sus empleados y terceros autorizados recolectarán Datos Personales y suscribirán un formato de Autorización, conservando una copia de este documento para consultas futuras.

6. Derechos de los titulares

TUL garantizará a los Titulares los siguientes derechos, los cuales podrán ser ejercidos siguiendo los procedimientos y las formas establecidas en esta Política:

Los Titulares podrán ejercer sus derechos consagrados en la Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de un documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus  derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Los legitimados deberán presentar la respectiva acreditación que los autoriza para ejercer los derechos de los Titulares.

7. Área de Protección de Datos Personales

TUL cuenta con una dependencia encargada de la recepción y atención de Consultas y Reclamos relacionados con Datos Personales, el área encargada dentro de TUL es el Área Legal. La dependencia cuenta con el apoyo de una persona que de manera
específica  tramitará  las  consultas  y  reclamaciones  en  materia  de  Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

- Atender y recibir todas Consultas, Reclamos y demás peticiones de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocimiento de Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, solicitudes de revocatoria de la autorización; solicitudes de información sobre el
Tratamiento  y  finalidades   dadas   a   Datos   Personales,   y   solicitudes   encaminadas   a obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella proceda según la Ley.

- Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto del Departamento Legal, que actuará como el área encargada de los temas de datos personales son:

Oficial de Protección de Datos:

Departamento legal de TUL

Dirección de correo electrónico:

datos@soytul.com

Teléfono:

(1)5084550

Dirección: Calle 103 # 18 A - 48 Piso 4

8. Permisos especiales de ubicación permanente para el App de BackOffice

La aplicación de Backoffice que es de uso exclusivo de los Trabajadores y Proveedores (específicamente transportadores) de TUL hace uso permanente de la ubicación del dispositivo en el fondo de los dispositivos de los Titulares (background) con el objetivo de:

1. Hacer seguimiento en tiempo real de la flota de transporte para brindar información oportuna a nuestros Clientes.

2. Dar la trazabilidad a nuestros Clientes sobre la ubicación de sus pedidos.

3. Mejorar la atención al Cliente conociendo cuando son visitados por nuestra fuerza de ventas.

4. Diseñar y hacer seguimiento a rutas de entrega de pedidos, gestión y asistencia técnica y comercial a usuarios, y coordinación de movilización de nuestra fuerza de ventas.

9. Procedimientos para que los Titulares ejerzan sus derechos

9.1. Atención de consultas

TUL dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de TUL, cuál es el Tratamiento al cual están sujetos y cuáles son las finalidades que pretenden satisfacer. El Titular podrá enviar sus consultas a través del correo electrónico datos@soytul.com . TUL guardará prueba de la consulta y su respuesta.

TUL como Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada en el  término de  diez  (10)  días  hábiles  contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida  por  TUL.  En  los  eventos  en  los  que TUL considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, TUL le informará.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalarle la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al  vencimiento  del  primer término. TUL utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta para dar respuesta.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes  no  tardará  más  de  quince  (15)  días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial sea recibida por TUL.

9.2. Reclamos

TUL dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen Reclamos  para  que  sus  Datos  Personales  sean  rectificados,  actualizados  o  suprimidos. El Titular podrá enviar sus consultas a través del correo electrónico datos@soytul.com. TUL guardará prueba del reclamo y de su respuesta.

El Reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o sus representantes, así:

-         Deberá dirigirse por        vía             electrónica         a             la           dirección             de correo electrónico datos@soytul.com.

-         Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

-         Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

-         Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

-         Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, TUL requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de  los  dos  (2)  meses  siguientes  a  la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de TUL donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor  a  dos  (2)  días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será  de  quince  (15)  días  hábiles  contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Por favor tenga en cuenta que la  persona  específica  a  cargo  de  este  proceso  puede cambiar de tiempo en tiempo, más los datos de contacto para efectos de esta Política se mantienen permanentemente, razón por la cual el cambio de persona no requerirá un cambio en la presente Política.

10. Cookies

10.1. ¿Cómo obtiene TUL las Cookies?

Las Cookies se crean y/o actualizan en el dispositivo del usuario de manera automática, cuando éste accede al sitio web de TUL y de sus compañías vinculadas, lo cual permite a TUL o a las terceras personas que este contrate, realizar seguimiento a las Cookies del usuario y, por ende, a la información que estas Cookies contienen u obtienen del usuario. Es importante aclarar que las Cookies solo son leídas por el sitio web que las creó.

10.2. ¿Qué clase de Cookies utiliza TUL Y para qué las utiliza?

Al utilizar el sitio web y el funcionamiento de las Cookies, usted está acepta las finalidades que se enuncian a continuación:

I. Cookies Esenciales. – Son indispensables para funcionar. Estas Cookies son esenciales para el uso del sitio web, en el sentido de facilitar el proceso de registro en el mismo, así como permite a los usuarios un acceso más rápido y seguro a los servicios seleccionados dentro del sitio web. Sin estas Cookies, es posible que TUL no pueda ofrecerles a los usuarios ciertos servicios dentro del sitio web.

II. Cookies Funcionales. – Facilita el uso mediante el uso de las Cookies funcionales, es posible para TUL personalizar los servicios que se ofrecen en el sitio web, facilitando a cada usuario información que es o puede ser de su interés, en atención al uso que realiza de los servicios y a las páginas específicas que visita dentro del sitio web. A través de estas Cookies, TUL podrá ofrecer a los usuarios una mejor experiencia y mejor rendimiento en la navegación dentro del sitio web.

III. Cookies de Publicidad. – Permite a TUL ofrecerle al usuario productos o servicios de TUL mediante el uso de estas Cookies. También permiten entregarle al usuario publicidad que considere que puede llegar a ser de su interés, según las preferencias y comportamientos que el usuario tiene o ha tenido dentro del sitio web.


A través de estas Cookies, se podrá optimizar la publicidad que el usuario ve en el sitio web. Las Cookies de publicidad, podrán ser entregadas a anunciantes de TUL, para que sean utilizadas por estos para sus campañas de mercadeo y publicidad.

IV. Cookies de Análisis o Desempeño. A través de las Cookies de análisis o desempeño, TUL puede realizar distintos análisis y estudios de la información recolectada, con el fin de mejorar los productos y servicios que TUL ofrece a los usuarios.

TUL y los terceros con los que contrate servicios para el uso de Cookies, son los únicos que podrán acceder a la información almacenada en las Cookies que se han instalado dentro del equipo del usuario. La información almacenada en las Cookies no puede ser leída por otros usuarios, ni estos podrán acceder a la misma

10.4. ¿Puedo deshabilitar la instalación y uso de Cookies por parte de TUL?

El usuario puede deshabilitar tanto la instalación de las Cookies como el uso de estas por parte de TUL.

10.5. ¿Qué ocurre si se deshabilitan las Cookies?

Si el usuario deshabilita la instalación o el uso de las Cookies para el sitio web, podrá perder o afectar funcionalidades del sitio, tales como:

1. Despliegue correcto del contenido y la publicidad2. Seguridad en el uso de la información que se ingresa en el sitio web.3. Mayor velocidad en el uso de algún servicio dentro de los Portales.
2. Seguridad en el uso de la información que se ingresa en el sitio web.
3. Mayor velocidad en el uso de algún servicio dentro de los Portales.

10.6. ¿TUL comparte la Información obtenida a través de las Cookies con terceros?

TUL podrá compartir información obtenida a través de las Cookies con personas externas o terceros (aliados, clientes, proveedores), con el fin de mejorar la usabilidad y servicios al usuario. Así mismo, la información que se recibe a través de las Cookies será utilizada por TUL, para los fines descritos en el presente documento.

10.7. ¿Dónde está almacenada la información obtenida a través de las Cookies?

TUL podrá contratar terceras personas encargadas de almacenar y obtener la información a través de las Cookies, o que incluyan Cookies dentro del sitio web de TUL, personas que podrán estar localizadas dentro de Colombia o en el exterior. Así mismo, TUL podrá entregar a terceros, la información que se obtenga de las Cookies para crear perfiles de usuarios, ofrecer campañas personalizadas, sin que lo anterior, implique entrega de Datos Personales.

La información obtenida a través de estas Cookies, referida al equipo del usuario, podrá ser combinada con sus datos personales sólo si usted está registrado en el sitio web, en caso de que esta opción se encuentre habilitada.

11. Modificaciones

TUL, se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento. Siempre que se modifique de manera sustancial la Política se le notificará a los Titulares. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

12. Vigencia

La presente Política rige a partir del treinta (1) de Enero de 2020 y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.